2007-10 Mnjmn Dtbs PU 02 Kearsipan

Karya Tulis ini untuk Lomba Hasil Penelitian Litbang Dept. PU

(masih kerangka konsep, belum ada pilot project yang real)

 

Membangun SATU Sistem Manajemen Database ke-PU-an

 

Oleh:

 

Didik Hardiono

NIP: 26902019

 

Tahun 2003

 

 

 

 

 

Secara umum sistem manajemen database tidak terlepas dari kearsipan yang mengatur berbagai jenis data. Seperti halnya struktur organisasi, maka pemilahan jenis data di sistem kearsipan berdasarkan bidang-bidang yang ditanganinya.

Struktur Organisasi

Terlepas dari efektifitas bentuk organisasi, pengendalian data sebenarnya sudah ada pada masing-masing jenjang sub-organisasi. Sehingga untuk mengatur sistem kearsipan berupa softcopies juga berdasarkan struktur organisasi. Sistem jaringan komputer dan website PU.net telah ada, sehingga “hanya” perlu pengaturan yang lebih sempurna.

Pengaturan Folder

Seperti terlihat pada gambar di atas, maka pemilahan sistem kearsipan berdasarkan struktur organisasi. Sebagai folder induk adalah D:\DepPU, kemudian disusul folder 1 sesuai Eselon 1 (E1), folder 2 sesuai Eselon 2 (E2) dan seterusnya. Selain secara struktural, database yang berada pada tingkat menteri yang bisa diakses oleh pengendali database ditempatkan pada folder di bawah folder induk D:\DepPU. Misalnya untuk kumpulan Kepmen, Keppres, NSPM, UU-PP dan lain-lain.

Jika struktur ini sudah disosialisikan dan “dikendalikan” oleh pengendali database pada masing-masing lini atau jenjang organisasi Departemen PU, maka akan ada jaminan ketersediaan data. Sistem ini hanya bisa diakses secara cepat, tepat dan akurat antar jaringan pengendali database pada masing-masing lini sub organisasi sesama atau lintas ditjen/badan/setjen/itjen di bawah Departemen PU.

Pengertian “Data”

Pengertian “data” yang menjadi pokok bahasan buku ini adalah “segala sesuatu” yang bersifat informasi, mendasari dan menunjang kegiatan yang bersifat administrasi, teknis maupun kebijakan. Semua informasi yang menjadi dokumen, mendasari dan menunjang kegiatan diklasifikasikan sebagai data.

Jadi disimpulkan pengertian “data” di lingkungan Dept. PU adalah:

  1. UU, PP, Keppres, Kepmen dan lain-lain produk hukum bidang ke-PU-an;
  2. Berbagai Norma, Standart, Peraturan dan Manual (NSPM) yang bersifat kebijakan dan petunjuk teknis operasional Departemen PU;
  3. Referensi yang bersifat akademis, acuan standar dari negara maju, referensi-referensi dari instansi terkait seperti Dephub, Bappennas, Dinas ke-PU-an dan lain-lain;
  4. Naskah dokumen seperti: Dokumen Amdal (UPL dan UKL), Studi-studi Kasus, Hasil Penelitian Ilmiah Balitbang Departemen PU, Feasibility Studies, Simplified Design, Detail Engineering Design (DED), Review Design, Justifikasi Teknik dan lain-lain;
  5. Proses Tender hingga Kontrak mulai dari data-data Perusahaan (Teknis, Peralatan, Administrasi, Keuangan dll) hingga data-data Personil (CV, Sertifikasi, Ijazah dll);
  6. Administrasi Surat, SPMK, Mobilisasi, Keuangan, Aset Negara dll;
  7. Kegiatan Fisik: Data Teknis Fisik Konstruksi Jalan-Jembatan, Anggaran Fisik dan Supervisi, S-Curve, Progress (foto & film), Pergantian Personil, MM, MC, Struktur Organisasi, Addendum, Memorandum dan lain-lain;
  8. Akhir Pekerjaan dari Kontraktor dan Konsultan: Demobilisasi, PHO sampai FHO, Masa Pemeliharaan dan lain-lain;
  9. Peta-peta dasar yang biasanya bersumber dari Bakosurtanal, hasil survey GPS peta lokasi km awal-akhir, lokasi bangunan penting seperti bendungan, bangunan khusus, jembatan, bench mark (BM) dan lain-lain;

Setelah memilah, memilih dan mengklasifikasikan berdasarkan jenis database, lalu menyimpan dengan rapi dan aman di “lemari arsip” atau folder, pertanggung-jawaban data menjadi kewajiban pengendali database atau kasatker pada masing-masing satker. Misalnya pengendali database pada satker P2JJ di tingkat provinsi dipegang oleh Asisten Rencana dan Program. Pelimpahan pertanggung-jawaban manajemen database ini sebagai pelimpahan tugas/wewenang yang akan memudahkan kasatker untuk melakukan kegiatan planning, organizing, actuating dan controlling seluruh pekerjaan.

File Induk D:\ArsipInduk.xls

Untuk membantu “memetakan” apa saja file database yang ada di folder sebaiknya dibuatkan satu file induk D:\ArsipInduk.xls yang hyperlink dengan semua file. Penamaan file induk ini tidak mengikat selama menerapkan filsofi kearsipan yang sama. Arsip Induk Departemen PU misalnya D:\DepPU.xls; arsip induk Direktorat Anggaran dan Program Ditjen Bina Marga misalnya D:\DepPU\E1BM\E2Bipran\Bipram.xls; dan seterusnya.

File D:\ArsipInduk.xls kemudian dibuatkan shortcut ke desktop sehingga setelah komputer booting layar monitor komputer langsung menampilkan file tersebut.

Dengan membiasakan mengatur file-file secara rapi dengan tata-letak yang jelas akan mempengaruhi pola berpikir staf mulai dari surveyor lapangan, operator hingga pejabat pengambil keputusan. Skema hyperlink yang ada di dalam file D:\ArsipInduk.xls dapat dijelaskan pada gambar berikut di bawah:

Di dalam spreadsheet file D:\ArsipInduk.xls dibuat semacam miniatur filing cabinet sesuai dengan kriteria masing-masing database. Pengelompokkan ini diatur secara makro di beberapa SHEET yang terdiri beberapa TABEL; dan di dalam TABEL akan terdiri dari beberapa SEL. Semua sel hyperlink dengan semua database. Skema ini tidak mengikat, tetapi harus mempunyai filosofi sama perihal perlakuan database dengan baik yaitu mudah diketahui tempat atau keberadaannya sehingga mudah diakses, diolah dan dianalisa.

File D:\ArsipInduk.xls ini semacam “pintu gerbang” untuk mengetahui segala arsip kegiatan lengkap dan mudah diakses. Dengan “1 klik enter” shortcut ArsipInduk.xls, maka dengan mudah kasatker atau pejabat lainnya untuk memperoleh informasi sekaligus analisa semua kegiatan satker secara lengkap.

Contoh pada Sheet1: UMUM di bawah ini menampilkan beberapa Tabel yang berisi Spesifikasi, Manual Survey dan lain-lain yang bisa hyperlink ke file-file yang akan diinginkan secara detail.

Dengan pola kerja yang terukur seperti ini akan memudahkan pejabat inti satker dan pejabat eksekutif di atasnya untuk melakukan pekerjaan lebih kompleks lainnya seperti analisa teknis dan pengambilan keputusan untuk menyusun kebijakan lanjut. Selama ini banyak pekerjaan konstruksi terhambat hanya karena tidak adanya koordinasi dengan instansi terkait dan karena ketidak-tersediaan data-data pendukung yang akurat.

Data-data yang berupa hardcopies masih diperlukan tetapi harus di-back-up dengan data softcopies. Kedua jenis data hardcopies dan softcopies saling mem-back-up sehingga pengamanan data yang berlapis ini menjamin ketersediaan dan akurasi data. Untuk data atau dokumen yang memuat tanda-tangan bisa ditransfer ke data softcopy dengan cara di-scan atau menggunakan software Adobe Acrobat (*.pdf) yang diberi password yang hanya diketahui pihak-pihak tertentu.

Akan tampak perbedaan menyolok jika ada perubahan atau pengembangan sistem manajemen database makin baik, jika SATU Sistem Manajemen ke-PU-an diterapkan di seluruh jajaran satker melalui rekomendasi Badan Litbang Departemen PU.

Tabel Induk Tahunan

Setiap tahun anggaran, satker mempunyai alokasi pekerjaan. Setelah proses lelang, satker seharusnya mem-break-down rincian pekerjaan terkait data teknis dan administrasi. Dengan Tabel Induk Tahunan diharapkan semua data administrasi, konstruksi maupun konsultansi bisa diakomodir. Jika diisi secara intensif, lengkap dan benar, maka sistem manajemen database ini akan menjamin ketersediaan dan akurasi data dari tahun ke tahun.

Tabel Induk Tahunan mencantumkan komponen identifikasi – biasanya dirangkum dalam informasi singkat pekerjaan (dalam hal ini infrastruktur jalan-jembatan) – seperti: (1) Nomor Paket, Ruas Jalan / Jembatan, Nama Paket / Ruas, (2) Survey Digitasi GPS (koordinat X/bujur, Y/lintang, Z/altitude), (3) Lokasi Quarry, (4) Km-Efektif dan Km-Fungsional, (5) Informasi Kontraktor (Biaya, Kontrak, Organisasi dll), (6) Informasi Konsultan (Biaya, Kontrak, Organisasi, MM, MPR, QPR, Review Design, Addendum dll), (7)
Progress (Foto / Video, S-Curve), (8) Dan lain-lain.

Komponen identifikasi ini bisa ditambahkan item selengkapnya – tergantung satker konstruksi terkait. Ini untuk mengantisipasi jika ada pemeriksaan BPKP (Depkeu) maupun Inspektorat (Dep. PU) yang biasanya meminta kelengkapan administrasi. Permintaan data dengan mudah bisa dipenuhi dan dipresentasikan melalui lap-top yang telah menyimpan semua data yang bersifat kebijakan, teknis konstruksi dan/atau yang bersifat administrasi.

File Tabel Induk Tahunan bersifat monitoring rutin yang diakomodasikan satu file spreadsheet yang ditunjang dengan hyperlink pada masing-masing sel yang diinginkan. Monitoring rutin tahunan dilakukan satu file Tabel Induk Tahunan. Misalnya untuk satu tahun anggaran 2006 akan disimpan di file D:\GenCheckListPkt06.xls. Begitu juga untuk tahun 2007 di file D:\GenCheckListPkt07.xls, tahun 2008 D:\GenCheckListPkt08.xls dan seterusnya. Penamaan file – sekali lagi – tidak mengikat karena yang penting filosofi atau subtansi sistem manajemen database yang sudah dibakukan.

Jika setiap tahun file “General Check List Paket” diisi lengkap – termasuk hyperlink dengan data terkait lainnya – maka secara simultan semua softcopies data monitoring rutin ter-record baik. Semua ini bisa dilakukan dengan mudah pada tahun-tahun berikut jika dikehendaki tanpa bersusah-payah mencari data hardcopies.

Tabel Induk Jaringan Jalan

Seperti Tabel Induk Tahunan, Tabel Induk Jaringan Jalan juga dibuatkan di software Microsoft Excel yang sudah amat familiar bagi banyak pihak. Perbedaannya, worksheet Tabel Induk Jaringan Jalan adalah rekapitulasi Tabel Induk Tahunan dan juga memanfaatkan hyperlink yang bisa mencari atau menghubungkan dengan database yang tersimpan di folder Data (D:) seperti diuraikan sebelumnya.

Tabel Induk Jaringan Jalan memuat seluruh ruas jalan nasional di dalam satu provinsi yang bersangkutan. Tetapi jika diperlukan, tabel ini juga bisa dilengkapi ruas jalan provinsi, kabupaten dan kota agar integrated. Begitu juga dengan keberadaan Peta Digital yang (diharapkan) akan memuat seluruh jaringan jalan mulai dari jalan nasional, provinsi, kabupaten, kota hingga jalan lokal sehingga seluruh jaringan jalan menyambung. Bahkan jika digabungkan dengan pembangunan infrastruktur ke-PU-an lain, akan menghasilkan keterpaduan database yang sangat membantu tupoksi Departemen PU.

Adapun komponen identifikasi Tabel Induk Jaringan Jalan sementara ini disediakan kolom-kolom: (1) Nomor Ruas; (2) Suffix; (3) Kode Kota; (4) Panjang Ruas Jalan (Km) atau Km Awal-Akhir; (5) Nama Ruas Jalan; (6) Survey Digitasi GPS; (7) Foto Konstruksi; (8) Kegiatan APBN terdiri target (km), biaya, dan lain-lain yang lebih umum; (9) Kegiatan APBN Revisi; (10) Kegiatan APBN-P; (11) Kegiatan Multi Years; (12) Kegiatan Loan ADB, IBRD, JBIC, Ausaid beserta PMU-PMU; (13) Dan lain-lain (demikian juga untuk data-data tahun 2007, 2008 dan seterusnya).

Informasi database yang dicantumkan di worksheet ini bisa selengkap-lengkapnya tentang konstruksi infrastruktur jaringan jalan dan jembatan – atau bangunan infrastruktur ke-PU-an lainnya di provinsi yang bersangkutan.

Satu hal yang ditambahkan di worksheet ini adalah informasi jembatan termasuk koordinatnya hasil survey GPS. Peta jembatan juga akan ditampilkan pada Peta Digital. Tampilan data jembatan yang ditayangkan sama dengan informasi tentang data jalan. Penomoran jembatan diletakkan di nomor jalan.

Jika informasi mengenai ruas jalan dan jembatan tiap tahun dimasukkan secara rutin, maka tabel induk ini menjadi acuan utama yang memberikan informasi cepat, tepat, akurat mengenai status kondisi dan penanganan suatu ruas jalan dan jembatan – termasuk jumlah total anggaran yang dialokasikan dan beberapa masalah khusus yang dihadapi jika ada.

Contoh studi yang diambil tentang jaringan jalan dan jembatan pada dasarnya bisa diterapkan pada konstruksi infrastruktur lainnya seperti tata ruang, permukiman, pengairan, bendungan, daerah rawan bencana, potensi wisata, budi daya alam dan lain-lain.

Hyperlink

Pemanfaatan menu hyperlink pada Microsoft Excel bisa sangat dioptimalkan pada SATU Sistem Manajemen Database ke-PU-an untuk mempermudah usaha pencarian dan pengambilan database dan lain-lain yang ingin disampaikan. Bagi yang belum familiar, maka berikut ini dijelaskan cara pengoperasian menu hyperlink:

Arahkan cursor ke sel yang akan di-hyperlink dengan data lain yang ada file-nya. Contoh di sini adalah file foto yang sudah ditata di dalam format powerpoint (*.ppt). Setelah cursor ada di sel yang dimaksud, klik kanan pada mouse yang akan memunculkan menu sebagai berikut:

Pada menu yang ditampilkan terdapat pilihan Hyperlink. Jika cursor diarahkan padanya dan klik kiri akan muncul pilihan file yang akan di-hyperlink. File foto diedit ke format *.ppt, disimpan di (D:)\….\IRMS06Ft-PPt1=10=Smrd-Sp3Sambera.ppt, klik kiri file tersebut. Untuk improvisasi yang lebih baik di masa yang akan datang, slide ini bisa dikembangkan dalam bentuk movie clip yang diolah dengan software Ulead Video Studio.

Setelah di-klik file dimaksud, sel yang akan di-hyperlink sudah terkoneksi dengan file yang diinginkan. Jika cursor diarahkan lagi ke sel yang dimaksud, simbol cursor sudah berubah menjadi simbol tangan yang artinya sel itu hyperlink dengan file yang diinginkan.

Jika cursor yang menjadi simbol tangan di-klik pada sel yang hyperlink, akan muncul tampilan foto berformat *.ppt seperti berikut:

Dengan cara yang sama, pembuatan hyperlink bisa dilakukan kepada file-file lain dalam format apapun, misalnya format microsoft office, movie clip hingga peta digital. Menu hyperlink banyak digunakan di file Struktur Organisasi, Arsip Induk, Peta Digital, Tabel Tahunan, Tabel Jaringan Jalan, “Garis Waktu” dan lain-lain.

Inter-Koneksi dan Back-Up Berlapis

Hubungan PETA Standar yang di-up-grade GPS, dilengkapi Peta Induk Tahunan dan Peta Induk Jaringan Jalan yang berisi program tahunan; akan terjadi saling inter-koneksi yang akan sangat memudahkan presentasi kasatker atau pertanggung-jawaban teknis pada atasannya yang lebih tinggi. Semua database yang sudah tertata rapi, terprogram dan tersistem itu disimpan di lap-top dan di-back-up hardisk eksternal. Selain kecil dan ringan, pengembangan sistem manajemen database ini terasa sangat efektif dan efisien dengan akurasi yang andal.

Penyimpanan arsip berbentuk file-file dalam harddisk eksternal akan disimpan oleh satker konstruksi di Daerah dan di Pusat. Sistem penanganan database ini, selain praktis, efektif dan efisien; sedikit banyak akan melatih SDM konstruksi untuk bisa berpikir dan bekerja secara teratur, terstruktur dan terukur dengan metode atau sistem manajemen database yang lebih disempurnakan – apalagi dengan dilengkapi sistem jaringan komputer yang ada di Kantor Pusat Departemen PU serta keberadaan website www.pu.go.id yang dikelola secara profesional oleh jaringan pengendali database.

Pengendali Database

Seperti telah disinggung pada uraian sebelumnya, di dalam SATU sistem manajemen database ini dibutuhkan pengendali database pada masing-masing lini sub-organisasi hingga organisasi induk di Departemen PU. Misalnya pada satker terkecil seperti P2JJ, pengendali database dipegang oleh seorang Asisten Rencana dan Program. Sedangkan untuk tingkat departemen, pengendali database ada di Sekretariat Jenderal – terutama di Pusat Pengendalian Data, setelah formula akhir SATU Sistem Manajemen Database ini telah difinalisasi oleh Badan Litbang Departemen PU.

Penanganan database sekecil apapun – misalnya foto – harus lengkap dan diketahui identitas personalnya; mulai dari siapa fotografernya, hari-tanggal-jam pemotretan foto, peta lokasi, arah pemotretan dan lain-lain. Demikian juga dengan data survey, laboratorium dan lain-lain. Sehingga data sekecil apapun akan diketahui penanggung-jawabnya.

Dengan pengendalian database berjenjang dari satuan terkecil hingga tingkat departemen, maka dengan mudah semua database bisa dikelola baik. Pemanfaatan database juga bisa diakses secara cepat, tepat dan akurat…

Pengendali database ini idealnya merupakan sub-organisasi tersendiri yang bernaung pada masing-masing Eselon III, II, I hingga Pusat, dipimpin oleh seorang kasatker setara dengan Eselon IV. Kasatker pengendali database ini dibantu oleh staf 1 orang Programmer, 1-2 orang Operator Komputer dan 1 orang Sekretaris. Untuk jumlah personal yang akan membantu kasatker pengendali database ini tergantung kecil-besar cakupan kerja pada masing-masing tingkat sub-organisasi.

Pengendali database pada tingkat paling bawah adalah tingkat III di Eselon III, sedang pada Eselon IV (sebetulnya) tidak perlu pengendali database karena pejabat Eselon IV itu sendiri (seharusnya bisa) berfungsi sebagai pengendali database dengan segala kapasitas kemampuan di lingkup kerjanya.

Struktur organisasi pengendali database memiliki hubungan vertikal garis perintah, dan horisontal garis koordinasi. Untuk menjalin ketersediaan, kelengkapan database dan akurasi up dating, maka secara berkala para pengendali database ini melakukan pertemuan, koordinasi dan konsolidasi internal untuk membicarakan berbagai permasalahan yang dihadapi dan rencana pengembangan ke depan.

Pengendali database Pusat yang diperkuat dengan programmer juga mengemban fungsi bantuan teknis kepada satker yang berada di daerah atau pun dinas-dinas terkait yang membutuhkan pengembangan dan pembinaan sistem manajemen database seperti ini.

Bisa untuk Manajemen Aset dan Kebutuhan Lainnya

SATU Sistem Manajemen Database ini juga bisa dimanfaatkan untuk menangani manajemen aset ke-PU-an – selain bidang ke-PU-an lainnya. Ditunjang Peta Digital, maka sebaran aset ke-PU-an yang tersebar di seluruh wilayah NKRI dengan mudah diketahui, dipantau hingga dikelola dengan baik. Dengan integrasi tabel dan peta yang hyperlink, maka dapat diketahui pula kondisi aset dan lain-lain data yang dikehendaki.

Program ini tidak memerlukan pembuatan software canggih oleh seorang programer yang sangat pakar di bidang IT tetapi sulit diterapkan di daerah. Dengan optimasi komputer atau lap top yang sudah familiar dan GPS yang relatif mudah penggunaannya bagi kasatker dan asistennya, maka sistem ini relatif mudah dilaksanakan sesuai tema Penerapan Iptek Bidang Infrastruktur Pekerjaan Umum dalam Menunjang Pembangunan yang Berkelanjutan.

Garis Waktu

Yang dimaksud “garis waktu” adalah semacam “diary” atau “buku harian kerja” – terutama bagi pejabat inti satker atau struktural yang memiliki kewenangan tertentu terhadap kebijakan instansi terkait. Pejabat yang dimaksud adalah minimal Eselon IV, yang harus memiliki file “garis waktu” di folder utamanya sesuai pengaturan folder yang telah dibahas pada sub bab 2.2. yaitu di D:\DepPU\E1…\E2…\E3…\E4…\TimeLine.xls

Dengan memiliki file “garis waktu” – apapun nama file-nya – akan memudahkan kontrol pekerjaan yang berkaitan dengan waktu. File ini juga sangat memudahkan jika terjadi pergantian pejabat, sehingga pejabat baru hanya melihat file “garis waktu” di dalam kesatuan SATU Sistem Manajemen Database Departemen PU. Dengan mempelajari file “garis waktu” akan mudah mempelajari berbagai pekerjaan yang telah dicapai sebelumnya di mana item-item yang tercantum di dalam kotak sudah hyperlink dengan file-file yang telah tersimpan di dalam folder-foldernya. Dengan meng-klik pada masing-masing kotak kegiatan di spreadsheet timeline.xls, akan mudah mengetahui secara menyeluruh riwayat pekerjaan dari pejabat sebelumnya.

Jika keseluruhan sistem ini telah terbangun di Departemen PU melalui Balitbang, maka kegiatan yang sistemik ini tidak bergantung lagi pada seseorang jika masing-masing pejabat inti satker atau struktural yang terlibat telah menerapkan tupoksi masing-masing berkaitan dengan database pada setiap lini organisasi Departemen PU.

Skema Paradigma Baru

Sistem Manajemen Database ERA LAMA: (1)
Bersifat Fisik: hardcopies, sangat memakan tempat, merepotkan, memberatkan, ruang dan meja kerja menjadi tidak teratur, bertumpuk berakibat tidak praktis; (2)
Tidak Teratur: pemilahan jenis database belum terklasifikasi; (3)
Kurang Koordinatif: belum adanya pendelegasian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pejabat inti satker ke atas;

Sistem Manajemen Database ERA BARU: (1)
Non-Fisik: softcopies, simple, ringan, efektif-efisien; (2)
Teratur: pemilahan jenis database mulai tersortir dan terklasifikasikan dengan baik; (3)
Koordinatif: sudah ada pendelegasian tugas, wewenang, tanggung jawab;

Peta Digital dan Pengembangan Sistem Manajemen Database: Semua data, peta, gambar, foto, film dan semua database yang terprogram tersimpan di dalam benda kecil bernama lap-top yang telah di-back-up dalam harddisk eksternal. Dasar pemikiran ini yang mendasari upaya Membangun SATU Sistem Manajemen Database ke-PU-an sesuai tema karya tulis, yaitu Penerapan Iptek Bidang Infrastruktur Pekerjaan Umum dalam Menunjang Pembangunan yang Berkelanjutan…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


%d bloggers like this: